우리 아파트 관리회사와 계약이 만료돼서 새로운 회사를 선정하려고 해요. 입주자대표회의에서 회의를 통해 결정하면 되는 건지, 아니면 입주민 전체에게 물어봐야 하는 건지 헷갈리시죠?
1.위탁관리회사 선정 주체
의무관리대상 아파트에서 위탁관리를 하기로 정했다면, 입주자대표회의가 관리회사를 선정해요. 하지만 마음대로 정할 수 있는 건 아니고, 주택관리업자 및 사업자 선정지침에 따라 절차를 밟아야 해요.
입주자대표회의는 입주민들을 대표해서 관리회사를 선정하는 권한이 있지만, 그 과정이 투명하고 공정해야 한다는 거예요.
2.전자입찰이 원칙
관리회사 선정은 원칙적으로 정보처리시스템을 통한 전자입찰 방식으로 해야 해요. 인터넷으로 입찰 공고를 올리고, 여러 관리회사가 경쟁적으로 입찰하는 방식이죠.
전자입찰을 하면 과정이 투명하게 공개되고, 입주민들도 실시간으로 진행 상황을 확인할 수 있어요. 담합이나 비리를 막을 수 있는 장치인 셈이에요.
다만 전자입찰 방식을 적용하기 어려운 특별한 사유가 있으면 수의계약이나 적격심사제로 선정할 수도 있어요. 이 경우에는 전자입찰을 안 해도 돼요.
3.입주자 동의 절차
경쟁입찰로 관리회사를 선정하는 경우, 중요한 사항에 대해서는 전체 입주자의 과반수 동의를 받아야 해요.
중요한 사항이란 입찰의 종류, 입찰 방법, 낙찰 방법, 참가자격 제한 같은 거예요. 쉽게 말하면 어떤 방식으로 입찰할 건지, 어떤 기준으로 낙찰자를 정할 건지 같은 핵심 내용이죠.
예를 들어볼게요. A아파트는 최저가 낙찰제로 하기로 하고, B아파트는 적격심사제로 하기로 했어요. 이런 결정을 내리려면 각 아파트 입주자 과반수가 동의해야 해요.
4.감사 참관권
입주자대표회의의 감사는 입찰 과정을 참관할 권리가 있어요. 감사가 입찰 현장에 가서 지켜보겠다고 하면, 입주자대표회의는 이를 허용해야 해요.
감사는 입주민을 대신해서 입대위를 감시하는 역할이에요. 그래서 중요한 의사결정 과정인 관리회사 선정에도 참여할 수 있는 거죠.
감사가 참관하면 부정이나 비리를 막는 데 도움이 돼요. 혹시라도 특정 업체에 유리하게 절차를 진행하려는 시도가 있으면 감사가 문제를 제기할 수 있어요.
5.계약기간 결정
관리회사와 계약을 체결할 때는 계약기간을 정해야 하는데, 이때 장기수선계획의 조정 주기를 고려해야 해요.
장기수선계획은 보통 3년마다 조정하게 돼 있어요. 그래서 관리회사 계약도 3년 정도로 맞추는 게 일반적이에요. 계획 조정 시기와 계약 시기를 맞추면 관리가 효율적이기 때문이에요.
6.선정 방법
주택관리업자 및 사업자 선정지침에서 정한 경우가 아니면 경쟁입찰로 해야 해요. 수의계약은 예외적인 경우에만 허용돼요.
경쟁입찰에는 최저가 낙찰제와 적격심사제가 있어요. 최저가 낙찰제는 가장 낮은 가격을 제시한 업체를 선정하는 방식이고, 적격심사제는 가격뿐 아니라 실적, 기술력 등을 종합적으로 평가하는 방식이에요.
어떤 방식을 선택할지는 입주민들이 결정하면 돼요. 다만 최저가 낙찰제를 하면 관리비는 줄일 수 있지만 서비스 품질이 떨어질 수 있고, 적격심사제를 하면 좋은 업체를 선정할 수 있지만 비용이 좀 더 들 수 있어요.
7.절차 위반 시
입주자 동의를 받지 않았거나, 감사 참관을 거부했거나, 전자입찰 없이 마음대로 수의계약을 했다면 절차 위반이에요.
이런 경우 입주민들이 입주자대표회의를 상대로 민사소송을 제기할 수 있어요. 계약 무효를 주장하거나 손해배상을 청구할 수도 있죠.
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8.출처
- 주택관리업자 및 사업자 선정지침 - 국토교통부
- 찾기쉬운 생활법령정보 - 법제처