1.공제대상자료 수집의무란
공제대상자료 수집의무는 회사가 직원의 연말정산 공제 자료를 수집하고 관리할 법적 책임을 말해요. 회사는 직원들이 제출한 신용카드, 의료비, 교육비, 보험료 등의 공제 자료를 모아서 검토하고, 이를 바탕으로 연말정산을 진행해야 하죠. 소득세법에서 이 의무를 규정하고 있어요.
2.수집해야 하는 자료 종류
회사가 수집해야 하는 공제대상자료는 크게 네 가지로 나눠요. 첫째, 소득공제 자료예요. 신용카드, 체크카드, 현금영수증 사용액, 주택자금 소득공제, 개인연금 납입액 같은 것들이죠. 둘째, 세액공제 자료예요. 의료비, 교육비, 기부금, 보험료 지출 내역이 포함돼요. 셋째, 부양가족 관련 자료예요. 가족관계증명서, 소득금액증명원 같은 서류가 필요하죠. 넷째, 간소화서비스에서 조회되지 않는 자료예요. 해외 의료비, 일부 교육비 같은 것들은 직접 영수증을 제출받아야 해요.
3.자료 수집 절차
회사는 매년 1월이 되면 직원들에게 연말정산 자료 제출을 안내해요. 보통 1월 중순까지 제출하라고 하죠. 직원들은 홈택스 간소화서비스에서 PDF 파일을 다운받아서 회사에 제출하고, 누락된 자료는 별도 영수증으로 제공해요. 회사는 받은 자료를 검토해서 누락이나 오류가 있으면 직원에게 확인 요청을 하고요. 모든 자료가 완성되면 연말정산 프로그램에 입력해서 세액을 계산해요. 최종적으로 2월 급여 때 환급하거나 추가 징수를 하고, 지급명세서를 국세청에 제출하죠.
4.회사의 검토 의무
회사는 단순히 자료를 받기만 하면 안 돼요. 제출된 자료가 정확한지 검토할 의무가 있어요. 예를 들어 부양가족 공제를 신청했다면, 그 가족이 소득요건과 나이요건을 충족하는지 확인해야 하죠. 의료비 영수증이 본인이나 부양가족 명의인지, 공제 대상 병원인지도 체크해야 해요. 만약 회사가 잘못된 자료를 그대로 신고하면 나중에 국세청 조사에서 문제가 될 수 있어요. 직원은 공제를 환수당하고, 회사는 관리 소홀로 불이익을 받을 수 있죠.
5.개인정보 보호 의무
공제대상자료에는 직원과 가족의 민감한 개인정보가 들어있어요. 의료비 내역, 카드 사용 내역, 가족관계 정보 같은 것들이죠. 회사는 이런 정보를 연말정산 목적으로만 사용해야 하고, 외부에 유출되지 않도록 안전하게 보관해야 해요. 개인정보보호법에 따라 자료를 암호화해서 저장하고, 업무 담당자만 접근할 수 있도록 해야 하죠. 연말정산이 끝나면 일정 기간 보관 후 안전하게 폐기해야 해요.
6.직원이 자료를 제출하지 않는 경우
일부 직원이 자료를 제출하지 않거나 늦게 제출하는 경우가 있어요. 회사는 여러 차례 독촉해야 하지만, 끝까지 안 주면 어쩔 수 없이 제출된 자료만으로 연말정산을 진행해요. 이 경우 직원은 공제를 받지 못해서 세금을 더 낼 수 있어요. 나중에 5월에 종합소득세 신고를 통해 경정청구할 수는 있지만, 번거롭기 때문에 기한 내에 제출하는 게 좋아요.
7.자료 보관 기간
회사는 수집한 공제대상자료를 일정 기간 보관해야 해요. 세법에서는 5년간 보관하도록 규정하고 있어요. 나중에 국세청 조사가 있을 때 증빙자료로 제출해야 할 수 있거든요. 다만 개인정보는 필요 이상으로 오래 보관하면 안 되니까, 5년 지나면 안전하게 파기해야 해요. 요즘은 전자문서로 보관하는 경우가 많은데, 이것도 마찬가지로 암호화해서 안전하게 관리해야 하죠.
8.출처
- 국세청 2025년 귀속 키워드 연말정산 가이드 - 국세청
- 소득세법 제164조 - 지급명세서의 제출
- 개인정보보호법 - 법제처